Een rapportage maken is niet het probleem. Er één maken die klopt, wel.
Veel organisaties leveren al cijfers over beloning aan: voor de accountant, voor de directie, voor een moederbedrijf of vanuit een medewerkersonderzoek. Die rapportages zijn er dus vaak al. Ze voldoen alleen bijna nooit aan wat de Wet loontransparantie vraagt, omdat ze antwoord geven op een andere vraag.
Wat de meeste rapportages nu doen
Gebouwd voor interne sturing
- Salarissen groeperen per afdeling, team of kostenplaats
- Vergelijken op functietitel, en daarmee op naam in plaats van op zwaarte
- Alleen het basissalaris meenemen, zonder bonus, toeslagen of leaseauto
- Eén gemiddelde per groep geven, zonder spreiding of mediaan
- Geen onderscheid naar geslacht, omdat dat intern niet nodig was
Wat de wet straks van je vraagt
Gebouwd voor externe verantwoording
- Groeperen op gelijkwaardig werk, dus op functiezwaarte en niet op titel of afdeling
- Uitsplitsen naar geslacht, per groep van gelijkwaardig werk
- De volledige beloning meenemen: vast, variabel en alle aanvullingen
- Zowel het gemiddelde als de mediaan, plus het aandeel mannen en vrouwen per kwartiel
- Een verklaring bij elk verschil. Blijft een verschil binnen een groep die gelijkwaardig werk doet onverklaard, dan volgt een gezamenlijke beoordeling met de werknemersvertegenwoordiging
Hier zit de kern. Je kunt pas rapporteren over gelijkwaardig werk als je weet welke functies gelijkwaardig zijn. Dat is geen rapportagevraag maar een functiewaarderingsvraag, en die moet je dus eerst beantwoorden. Een rapportage op basis van afdelingen of functietitels ziet er compleet uit en zegt over de wet niets.
Zo zien de zes verplichte cijfers eruit
De wet vraagt straks zes cijfers over beloningsverschillen. Hieronder staat van elk cijfer hoe het er als grafiek uit kan zien, met een fictief voorbeeldbedrijf. De vorm telt hier, niet de getallen.
De voorbeelden komen uit onze praktische gids over de Wet loontransparantie en zijn fictief: ze tonen de vorm, niet je eigen cijfers. De precieze vorm van de verplichte weergaven ligt pas vast als het wetsvoorstel is aangenomen.
Waar het verschil vandaan komt
De stap van een ongecorrigeerd naar een gecorrigeerd verschil is de kern van de rapportage. Je rekent uit welk deel van het verschil te verklaren is uit objectieve factoren, en wat er daarna overblijft. Dat restant is waar de wet naar vraagt.
Fictieve cijfers. Welke factoren je meeneemt, moet je vooraf kunnen onderbouwen: functiezwaarte uit je functiewaarderingssysteem, werkervaring uit je personeelsadministratie, prestatie uit één beoordelingssystematiek die voor iedereen geldt. Deeltijd en leeftijd staan hier bewust niet tussen. Het verschil wordt per uur gerekend, dus deeltijd zit er al uit, en leeftijd is zelf een grond waarop je geen onderscheid mag maken. Een factor die je niet objectief en genderneutraal kunt onderbouwen, verklaart niets en vergroot je risico juist.
Je hoeft dit niet zelf te bouwen. De grote payroll- en HR-systemen werken aan ondersteuning voor de rapportage. AFAS heeft in Profit 8 functieschema's en functiecategorieën toegevoegd, waarmee je functies alvast kunt groeperen; de verplichte rapportages volgen in een latere versie, omdat de definitieve specificaties van het ministerie nog niet vastliggen. Ook SAP en andere leveranciers zijn hiermee bezig. Houd de themapagina van je eigen leverancier in de gaten en wacht daar de aanlevering van af. Wat zo'n module niet voor je doet, is bepalen welke functies gelijkwaardig zijn: je moet zelf een onderbouwde functie-indeling aanleveren. Daar begint het werk, en daar helpen wij bij.
Zes tips voor een rapportage die standhoudt
Begin bij de indeling, niet bij de cijfers
Waardeer eerst je functies volgens één systematiek. Zonder objectieve zwaarte weet je niet welke functies je naast elkaar mag leggen, en dan is elke berekening arbitrair.
Reken met de volledige beloning
Bonus, ploegentoeslag, dertiende maand, pensioenbijdrage en een leaseauto horen erbij. Een rapportage op alleen het basissalaris laat juist de verschillen weg die het meest opvallen.
Gebruik gemiddelde én mediaan
Eén uitschieter trekt een gemiddelde flink omhoog. De mediaan laat zien waar de groep echt zit. Wie beide geeft, laat zien dat hij weet wat hij meet.
Leg de verklaring vast bij het getal
Bij elk verschil hoort de reden: ervaring, opleidingsniveau, aantoonbare prestatie. Achteraf reconstrueren waarom iemand meer verdient, lukt zelden.
Reken zelf voordat je moet
Doe de berekening nu al een keer, ook als je nog niet rapportageplichtig bent. Dan weet je waar je uitschieters zitten en kun je zelf kiezen wat je eraan doet.
Zorg dat je het kunt herhalen
De rapportage komt periodiek terug. Een eenmalige exercitie in Excel kost je elk jaar opnieuw hetzelfde werk, en de uitkomsten zijn dan niet vergelijkbaar.
