KND, Karin Daanje, handelend onder de naam KND Management, gevestigd te Dominee van Dorpstraat 8-B, 7081 BG Gendringen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42107447 (hierna: ‘KND’), legt de volgende voorwaarden ten grondslag aan al haar dienstverlening.
Artikel 1Definities
In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder:
- KND: Karin Daanje, handelend onder de naam KND Management, gevestigd te Dominee van Dorpstraat 8-B, 7081 BG Gendringen, ingeschreven bij de KvK onder nummer 42107447.
- Klant: de rechtspersoon of natuurlijke persoon die een Overeenkomst aangaat met KND.
- Overeenkomst: de SaaS Overeenkomst tussen KND en Klant, inclusief eventuele bijlagen en addenda.
- Dienst / Functio: de door KND via internet aangeboden SaaS-applicatie voor functieprofiel-beheer, functiewaardering en beloningsmanagement.
- Gebruiker: een natuurlijke persoon die namens Klant gebruik maakt van de Dienst.
- Persoonsgegevens: persoonsgegevens als bedoeld in artikel 4 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
- AI-inhoud: door de Dienst met behulp van kunstmatige intelligentie gegenereerde tekst of aanbevelingen.
- Functiehuis: de door Klant in de Dienst opgebouwde structuur van functies en functiegroepen.
- Verwerkersovereenkomst: de overeenkomst als bedoeld in artikel 28 AVG, gevoegd als Bijlage 1 bij de Overeenkomst.
Artikel 2Toepasselijkheid
2.1Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes en Overeenkomsten van KND, alsmede op alle diensten die door KND worden verleend.
2.2Afwijking van of aanvulling op deze voorwaarden is uitsluitend mogelijk indien schriftelijk overeengekomen en door KND uitdrukkelijk bevestigd.
2.3Toepasselijkheid van inkoop-, algemene of andere voorwaarden van Klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
2.4Indien de Overeenkomst en de Algemene Voorwaarden tegenstrijdige bepalingen bevatten, prevaleren de bepalingen uit de Overeenkomst.
Artikel 3Toegang tot de Dienst
3.1Na totstandkoming van de Overeenkomst verleent KND Klant een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar recht om de Dienst te gebruiken gedurende de overeengekomen looptijd, uitsluitend voor de interne bedrijfsvoering van Klant.
3.2Klant is verantwoordelijk voor het beheer van gebruikersaccounts en wachtwoorden en voor het beperken van toegang tot bevoegde Gebruikers.
3.3Klant zorgt ervoor dat Gebruikers de Dienst slechts gebruiken conform het overeengekomen pakket en de bepalingen van deze Algemene Voorwaarden.
3.4Het is Klant niet toegestaan de Dienst aan derden beschikbaar te stellen, te verhuren, te sublicentiëren of op enigerlei andere wijze door te verkopen.
3.5KND behoudt te allen tijde het recht de toegang van Klant of een Gebruiker te blokkeren indien er sprake is van een ernstige inbreuk op de Overeenkomst of deze Algemene Voorwaarden.
Artikel 4Beschikbaarheid en onderhoud
4.1KND streeft naar een beschikbaarheid van de Dienst van minimaal 98% per kalendermaand, gemeten exclusief geplande onderhoudstijden en omstandigheden die buiten de invloedssfeer van KND vallen.
4.2KND communiceert geplande onderhoudstijden ten minste 5 werkdagen van tevoren via e-mail of een in-app melding. KND plant geplande onderhoudstijden bij voorkeur buiten kantooruren.
4.3Voor storingen en incidenten hanteert KND de volgende responstijden:
- P1 (Kritiek), systeem volledig onbeschikbaar: reactie binnen 4 uur;
- P2 (Hoog), kernfunctionaliteit beperkt beschikbaar: reactie binnen 1 werkdag;
- P3 (Normaal), beperkte of cosmetische impact: reactie binnen 3 werkdagen.
4.4Buiten beschouwing bij de berekening van de beschikbaarheid vallen: (a) internet- of stroomstoringen buiten de invloedssfeer van KND; (b) problemen veroorzaakt door Klant of derden; (c) omstandigheden die kwalificeren als overmacht.
4.5KND kan de Dienst tijdelijk buiten gebruik stellen voor onderhoud, aanpassingen of verbetering van de Dienst. KND stelt Klant hiervan zo tijdig mogelijk op de hoogte.
4.6Bij wijzigingen van de Dienst die invloed hebben op eerder vastgestelde functieprofielen of de werking van het functiehuis, is KND niet aansprakelijk voor afwijkingen tussen opgeslagen gegevens en de actuele versie van de Dienst. Klant is verantwoordelijk voor het tijdig actualiseren van haar gegevens.
Artikel 5AI-gegenereerde inhoud
5.1De Dienst maakt gebruik van kunstmatige intelligentie voor het ondersteunen van het opstellen van functieprofielen en aanverwante teksten (hierna: ‘AI-inhoud’). In de Dienst wordt bij door AI gegenereerde teksten kenbaar gemaakt dat deze door AI zijn opgesteld.
5.2AI-inhoud is ter ondersteuning van de HR-professional en vervangt niet het professionele oordeel van Klant. De HR-professional beoordeelt de AI-inhoud en is verantwoordelijk voor de definitieve vaststelling van alle functieprofielen.
5.3Klant kwalificeert als ‘deployer’ in de zin van de EU AI Act (Verordening (EU) 2024/1689), artikelen 14 en 26. Klant is verantwoordelijk voor het treffen van passende maatregelen voor menselijk toezicht (‘human oversight’) op AI-inhoud voordat deze definitief wordt vastgesteld en in gebruik wordt genomen.
5.4KND stelt in de Dienst functionaliteit beschikbaar waarmee Klant AI-inhoud beoordeelt en vaststelt alvorens te publiceren. Klant is gehouden van deze functionaliteit gebruik te maken.
5.5KND voldoet aan de transparantievereisten van artikel 50 van de EU AI Act door in de Dienst duidelijk zichtbaar te maken wanneer inhoud door AI is gegenereerd.
5.6KND is niet aansprakelijk voor beslissingen of gevolgen die voortvloeien uit het gebruik van AI-inhoud door Klant, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van KND.
Artikel 6Intellectueel eigendom
6.1Alle intellectuele eigendomsrechten op de Dienst, waaronder de software, algoritmen, methoden, functiematrix, wegingslogica, scoremethoden, documentatie en het platform, berusten bij Karin Daanje Beheer B.V. (KvK 92406270) als rechthebbende en licentiegever. KND exploiteert de Dienst uit hoofde van een licentie van Karin Daanje Beheer B.V. Deze rechten worden niet overgedragen aan Klant.
6.2KND verleent Klant voor de duur van de Overeenkomst een beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de Dienst, uitsluitend voor de doeleinden als omschreven in de Overeenkomst.
6.3Het HR-model van Functio, waaronder de functiehuis-structuur, wegingslogica, scoremethoden en bijbehorende templates, is vertrouwelijke bedrijfsinformatie en intellectueel eigendom van Karin Daanje Beheer B.V.
6.4Klant behoudt eigendom van de door haar in de Dienst ingevoerde bedrijfsspecifieke gegevens, zoals eigen functietitels en organisatiegegevens.
6.5Klant heeft recht op export van de volgende gegevens:
- het eigen functiehuis in Excel-formaat;
- individuele vastgestelde functieprofielen in PDF-formaat.
Deze exports zijn kosteloos wanneer uitgevoerd via de exportfunctie in de applicatie. Verzoekt Klant KND om data buiten de applicatie beschikbaar te stellen, dan kan KND hiervoor een vergoeding in rekening brengen conform de in de Overeenkomst vermelde tarieven.
6.6Waarderingsscores, scorematrices, wegingsresultaten en door AI gegenereerde inhoud maken deel uit van de Functio-methode. Deze gegevens kunnen niet worden geëxporteerd en zijn en blijven eigendom van Karin Daanje Beheer B.V.
6.7Na beëindiging van de Overeenkomst worden de gegevens van Klant gedurende 30 dagen bewaard en beschikbaar gesteld voor export overeenkomstig artikel 6.5. Na het verstrijken van deze termijn worden de gegevens verwijderd.
Artikel 7Verwerking van persoonsgegevens
7.1Voor zover KND bij de uitvoering van de Overeenkomst persoonsgegevens verwerkt namens Klant, handelt KND als verwerker in de zin van de AVG. Klant is de verwerkingsverantwoordelijke. De rechten en verplichtingen van partijen zijn nader uitgewerkt in de Verwerkersovereenkomst (Bijlage 1 bij de Overeenkomst).
7.2KND verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van gedocumenteerde instructies van Klant, behoudens wettelijke verplichtingen die op KND rusten.
7.3KND maakt gebruik van de volgende subverwerkers:
- Supabase, Inc. (EU, Ierland, AWS eu-west-1), database en authenticatie;
- Vercel Inc. (EU/VS), hosting en deployment, op basis van Standard Contractual Clauses;
- OpenAI, L.L.C. (VS), AI-tekstgeneratie, op basis van Standard Contractual Clauses.
7.4KND stelt Klant vooraf schriftelijk op de hoogte van beoogde wijzigingen in het gebruik van subverwerkers, zodat Klant de mogelijkheid heeft hierop te reageren.
Artikel 8Beveiliging
8.1KND treft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen ter bescherming van de Dienst en de daarin opgeslagen gegevens, overeenkomstig het bepaalde in artikel 32 AVG.
8.2KND hanteert onder andere de volgende beveiligingsmaatregelen:
- versleutelde verbindingen via TLS/HTTPS;
- toegangsbeveiliging op rijniveau (Row Level Security) in de database;
- multi-factor authenticatie voor beheertoegang;
- Web Application Firewall (WAF) met geo-blocking en rate limiting;
- geautomatiseerde back-ups.
8.3In geval van een beveiligingsincident dat (vermoedelijk) leidt tot een datalek als bedoeld in de AVG, stelt KND Klant zo spoedig mogelijk op de hoogte, doch uiterlijk binnen 72 uur na ontdekking.
8.4Klant is verantwoordelijk voor de beveiliging van de door Klant gebruikte apparatuur, netwerken en inloggegevens.
Artikel 9Vertrouwelijkheid
9.1Partijen behandelen alle informatie die zij in het kader van de Overeenkomst van elkaar ontvangen en die redelijkerwijs als vertrouwelijk is aan te merken, als strikt vertrouwelijk.
9.2Partijen gebruiken vertrouwelijke informatie uitsluitend voor het uitvoeren van de Overeenkomst en verstrekken deze niet aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij.
9.3De vertrouwelijkheidsplicht geldt eveneens voor medewerkers en door partijen ingeschakelde derden.
9.4De vertrouwelijkheidsplicht geldt niet voor informatie die: (a) openbaar is of wordt zonder toedoen van de ontvangende partij; (b) reeds rechtmatig bekend was bij de ontvangende partij; of (c) verstrekt moet worden op grond van een wettelijke verplichting of rechterlijk bevel.
9.5De vertrouwelijkheidsplicht eindigt niet bij beëindiging van de Overeenkomst.
Artikel 10Tarieven en betaling
10.1De tarieven voor de Dienst zijn vermeld in de Overeenkomst en gelden exclusief BTW.
10.2KND brengt abonnementskosten jaarlijks vooraf in rekening. Additionele kosten (implementatie, maatwerkdiensten) worden afzonderlijk gefactureerd.
10.3Betaaltermijn: 30 dagen na factuurdatum.
10.4KND is gerechtigd tarieven jaarlijks aan te passen op basis van de CBS Consumentenprijsindex (CPI), dan wel op basis van de in de Overeenkomst overeengekomen jaarlijkse verhoging. KND kondigt een tariefwijziging ten minste 60 dagen voor inwerkingtreding aan.
10.5Bij niet-tijdige betaling is Klant van rechtswege in verzuim. KND is gerechtigd de wettelijke handelsrente in rekening te brengen met ingang van de vervaldatum.
10.6Bij aanhoudende niet-betaling heeft KND het recht de toegang tot de Dienst te blokkeren na schriftelijke aanmaning en een ingebrekestelling met een termijn van 14 dagen.
Artikel 11Aansprakelijkheid
11.1De totale aansprakelijkheid van KND voor directe schade is per schadeveroorzakende gebeurtenis en per contractjaar beperkt tot de door Klant in het betreffende contractjaar betaalde abonnementsvergoeding, met een minimum van € 1.000 en een maximum van € 10.000.
11.2KND is in geen geval aansprakelijk voor: (a) indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van gegevens of reputatieschade; (b) schade als gevolg van besluiten genomen op basis van AI-inhoud, onjuiste invoer van gegevens of onjuist gebruik van de Dienst door Klant; (c) schade als gevolg van omstandigheden buiten de invloedssfeer van KND, waaronder storingen bij subverwerkers.
11.3De in dit artikel opgenomen aansprakelijkheidsbeperkingen gelden niet ingeval van opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van KND.
11.4Klant dient schade zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 30 dagen na ontdekking, schriftelijk bij KND te melden. Vorderingen verjaren na één jaar.
Artikel 12Vrijwaring
12.1Klant vrijwaart KND volledig voor aanspraken van derden, waaronder eigen medewerkers, gebruikers of toezichthouders, die voortvloeien uit of verband houden met: (a) het gebruik van de Dienst door Klant of haar Gebruikers; (b) door Klant vastgestelde functieprofielen of door Klant gehanteerde functiehuis-indelingen en classificatiekeuzes; (c) besluiten die Klant heeft genomen op basis van AI-inhoud.
12.2Klant vergoedt aan KND alle kosten, schade en redelijke juridische bijstand die KND maakt in verband met een aanspraak als bedoeld in artikel 12.1.
Artikel 13Duur en beëindiging
13.1De Overeenkomst wordt aangegaan voor de in de Overeenkomst vermelde looptijd, met een standaard initiële looptijd van 24 maanden.
13.2Na het verstrijken van de initiële looptijd wordt de Overeenkomst automatisch verlengd voor opvolgende periodes van 12 maanden, tenzij een partij de Overeenkomst schriftelijk opzegt met inachtneming van een opzegtermijn van 2 maanden voor het einde van de lopende periode.
13.3Ieder der partijen heeft het recht de Overeenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden indien: (a) de andere partij toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van wezenlijke verplichtingen en na schriftelijke ingebrekestelling niet binnen 30 dagen tot herstel overgaat; (b) de andere partij in staat van faillissement wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt of haar bedrijfsactiviteiten staakt.
13.4Ontbinding heeft geen terugwerkende kracht. Reeds gefactureerde bedragen blijven onverminderd verschuldigd.
13.5Na beëindiging van de Overeenkomst: (a) vervalt het gebruiksrecht van Klant onmiddellijk; (b) bewaart KND de gegevens van Klant gedurende 30 dagen en stelt deze gedurende die termijn beschikbaar voor export conform artikel 6.5; (c) na het verstrijken van de bewaarperiode worden de gegevens onherroepelijk verwijderd.
Artikel 14Wijzigingen
14.1KND heeft het recht deze Algemene Voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden ten minste 30 dagen voor inwerkingtreding schriftelijk (per e-mail) aan Klant medegedeeld.
14.2Indien Klant de wijzigingen niet accepteert, heeft Klant het recht de Overeenkomst schriftelijk op te zeggen per de datum waarop de gewijzigde voorwaarden ingaan.
14.3Voortgezet gebruik van de Dienst na de ingangsdatum van gewijzigde voorwaarden geldt als aanvaarding van die wijzigingen.
14.4KND behoudt zich het recht voor de Dienst, inclusief functionaliteiten, te wijzigen, aan te vullen of te verbeteren. KND communiceert wezenlijke wijzigingen tijdig aan Klant.
Artikel 15Slotbepalingen
15.1Op deze Algemene Voorwaarden en op alle Overeenkomsten tussen KND en Klant is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag is uitgesloten.
15.2Geschillen die niet in onderling overleg kunnen worden opgelost, worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Gelderland, locatie Arnhem. Partijen kunnen schriftelijk overeenkomen het geschil te beslechten via mediation.
15.3Indien een bepaling uit deze voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt te zijn, laat dit de geldigheid van de overige bepalingen onverlet. Partijen treden in dat geval in overleg om een geldige vervangende bepaling overeen te komen.
15.4Deze Algemene Voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. KND is ingeschreven onder KvK-nummer 42107447.
KND · Karin Daanje · Dominee van Dorpstraat 8-B, 7081 BG Gendringen · info@functiewaarderingsysteem.nl · KvK 42107447 · Versie 3.2, juli 2026